コミュニケーションを取る手段の種類とコツ
コミュニケーションを取る手段はインターネットの普及共に増えており、コミュニケーションの多様化により、上手くコミュニケーションが取れない・コミュニケーションを取ることが苦手と考える人は多く存在します。
今回は、コミュニケーションを取る手段の種類とそれぞれコミュニケーションにおけるコツをお伝えします。
まず、コミュニケーションを取る手段の種類は以下の4つです。
- 対面でのコミュニケーション
- 電話やZoomなどリモート対面でのコミュニケーション
- メールやチャットでの文章でのコミュニケーション
私は、仕事で上記3つの方法を使い、様々な方とコミュニケーションを取ってきました。今はどのコミュニケーションツールを使っても、円滑に仕事を進めることができるようになりました。
それぞれ円滑に仕事を進めるためのコツを解説していきます。
1 対面でのコミュニケーション
これは、日常的に行っているコミュニケーションです。
対面なのでコミュニケーションのテンポはすごく早く、会話の中でどんどん話が進んでいきます。
この時のコミュニケーションのコツは、不明点・疑問点を感じたら都度質問や確認を行うことです。
会話の中でどんどん話が進んでいくため、不明点・疑問点を感じた瞬間、質問・確認し、都度解消することで、方向性が間違っていたらその場で修正することが可能です。不明点・疑問点があるまま話が進んでいってしまうと、人間の頭はその不明点・疑問点ばかりに目が行ってしまい、さらに話が進んでいってしまうと混乱が生じてしまいます。会話のテンポがとても速いので、一度会話についていけなくなるとそれ以降の会話が噛み合わなくなり、噛み合わなくなったまま会話が進んでしまうと、ベクトルがお互いズレ、仕事が円滑に進まなくなります。
2 電話やZoomなどリモート対面でのコミュニケーション
このコミュニケーションは対面よりも少し会話のテンポは遅くなります。
この時のコミュニケーションのコツは、話が少し進んだなと思ったタイミングで質問・確認を行います。
不明点・疑問点が発生したタイミングで、質問・確認してしまうと相手の話を遮ってしまうことが多くなってしまい、逆に話が進まなくなってしまいます。
また、話す人が頻繁に変わってしまうと会話の流れや空気感がわからなくなり、コミュニケーションにかける時間が長くなってしまいます。
認識を合わせるためにも、話が少し進んだなと思ったタイミングで質問・確認を行い、一歩一歩話を進めて行きましょう。
メインで話す場合は、話が進んだなと思ったタイミングで質問・確認がないか相手の話を聞く時間を設けたほうが良いです。
3 メールやチャットでの文章でのコミュニケーション
このコミュニケーションは先ほどの対面・リモート対面のコミュニケーションよりもずっと会話のテンポは遅くなります。
また、文章なので相手に誤解をさせてしまうと誤解を解くのに不必要なコミュニケーションが発生してしまったりします。
文章でのコミュニケーションは誤解させないために細心の注意を払いましょう。
文章でコミュニケーションを取る際のコツは、
- 相手に伝えたいこと・依頼したいこと
- その背景・理由
- 相手に期待する対応
これを記載することで相手が混乱してしまったり、こちらの期待する対応と異なった対応を取ってしまうことはずっと少なくなります。
