ビジネスシーンにおけるコミュニケーションの方法 ~効果的な上司とのコミュニケーションの取り方~
上司と上手くコミュニケーションが取れない・上司と馬が合わないなど上司との関係について悩む人が多いかと思います。
上司が何を知りたいのか、上司が期待していることは何なのかを把握することで円滑なコミュニケーションを取ることができます。
上司と仕事でコミュニケーション取る場面は、基本的に3つしかないです。
- 仕事を依頼するとき
- 仕事の進捗を確認したいとき
- 上司に何か報告をするとき
場面によってコミュニケーションの取り方が異なるので、それぞれ解説します。
1 仕事を依頼するとき
この時、上司は”この仕事なら対応できるだろう”と期待を持って仕事を割り振っており、上司の中でアウトプットイメージを持っていることが多いです。アウトプットイメージが自分でイメージできなければ、まずは上司に確認をする必要があります。
確認ポイントは、下記の通りです。
- この仕事を行う必要がある理由
- この仕事のゴール
- 期待しているアウトプット
- 納期
このポイントを全て理解していないと、上司の期待に沿ったアウトプットが出せないので、依頼された仕事を行う前に、仕事を依頼されたタイミングで上記を確認する必要があります。
そして、このポイントが確認できたら依頼された仕事のイメージを上司に説明します。
例えば、品種別売上実績推移の資料作成を依頼された場合、上記のポイント別にまとめると、下記のようになります。
- この仕事を行う必要がある理由: 月次売上管理を行うため
- この仕事のゴール: 品種別月次売上実績が記載された資料
- 期待しているアウトプット: パワーポイントで、1ページ目に全体の月次売上データを記載し、2ページ目に品種別月次売上データを記載する
- 納期: 今週中
また、おおよその納期も上司に伝えておくことで、上司がこの仕事はどうなったか・いつ完了するのかといった不安を取り除くことができます。
上司を不安にさせてしまうと、不意に進捗を確認されてしまったり、仕事が遅いなど勝手なイメージを持たれてしまうことがあるので、必ず依頼された仕事はいつごろまでにできるのか、進捗を報告する旨など伝えておいたほうが良いです。
2 仕事の進捗を確認されるとき
このときのコミュニケーションのコツは、
- 前回までの報告のおさらい、もしくは仕事の全体像を説明
- 今の進捗の説明
- 課題がある場合は、課題を伝え指示を仰ぐ
- 今後の仕事の進め方
- 完了予定日・次回の報告のタイミング
上司には、様々な仕事を同時並行で進めています。
前回までの報告のおさらい、もしくは仕事の全体像を説明することによって、どのような状態になっていたか、全体のどこまで現在進んでいるか今後どのような対応が必要になるか上司は容易にイメージすることができます。
その上で、今の進捗の説明を行いアドバイスが指示を仰ぐことで、上司の頭に残りやすく的確な指示を受けることができます。
また、この仕事に対して今後どのように進めて行くか、完了予定日もしくは次回の報告のタイミングを伝えることで、上司は安心すると同時にアドバイスがもらえることもあります。
3 上司に何か報告をするとき
上司に報告を行うときは、何か異常や問題が起きてしまったときが基本です。
このときの報告ポイントは、
- いつ異常・問題が起きたのか
- どこで起きたのか
- なにが起きたのか
- 影響範囲はどの程度なのか
- 対処するために、何がどれくらい必要なのか
この順で説明をします。
異常や問題発生時は、迅速に上司に動いてもらう必要があるときです。基本的に上司は異常・問題を鎮静化させる役割を持っています。影響範囲が他部署やお客様にまで及んでしまう場合、上司が他部署や上司の上司に報告・対応を依頼するケースがほとんどです。その際に必要な情報を簡潔に報告することで、異常・問題を最小限に抑えつつ迅速な対応を行うことができます。
よく悪い報告ほど早く報告するべきとありますが、その通りわかったタイミングで即報告しましょう。
